14 Proses Pelelangan Tender Dalam Jasa Konstruksi

Pelelangan suatu proyek dan tender merupakan hal penting yang harus dilakukan penyelenggara proyek pembangunan, baik itu swasta maupun pemerintahan. Pada saat pelelangan penyelenggara dapat memilih dan memilah kesehatan dan keprofesionalan peserta lelang.

Dokumen penawaran yang dimasukkan peserta lelang merupakan dokumen penting untuk panitia lelang. Dengan dokumen tersebut banyak hal dapat diketahui dan dinilai panitia lelang. Keseriusan peserta lelang juga dapat dilihat dari kerapian dan struktur dokumen penawaran peserta.

Menyiapkan dokumen penawaran bukanlah hal mudah. Perlu keseriusan dalam membuat dokumen penawaran. Bukan hanya perlu membuat isi dokumen penawaran yang bagus, tapi juga tata penulisan dan kerapian dokumen tersebut. Untuk bagian bagian dan isi dokumen penawaran kita telah bahas di sini>> Isi dan Bagaian Dokumen penawaran.  Selain itu dokumen penawaran juga harus memenuhi persyaratan RKS Maupun Aanvouling. Dengan memahami proses pelelangan Jasa Konstruksi maka pembuatan dokumen penawaran lelang akan semakin mudah. Berikut 14 tahap dan proses dalam pelelangan jasa konstruksi.

Pengumuman Pelelangan

Pengumuman lelang adalah tahap awal dari dimulainya proses lelang. Panitia akan mengumumkan kepada masyarakat melalui media massa baik itu lokal maupun nasional ataupun melalui internet.

Dari proses inilah calon peserta lelang mengetahui akan dimulainya pekerjan pembangunan. Dalam pengumuman lelang tersebut akan dicantumkan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan pembangunan tersebut.

Pendaftaran Peserta Lelang

Setelah pengumuman lelang di terbitkan, Maka calon peserta lelang akan mendaftar untuk mengikuti kegiatan lelang tersebut.Sebelum mendaftar peserta lelang diharuskan melihat informasi proyek yang dilelang. Apakah Peserta lelang sudah memenuhi semua persyaratan seperti legalitas perusahaan, apakah kemampuan dasar peserta lelang mencukupi untuk mengikuti lelang ?. Hal ini dilakukan agar nantinya keikutsertaan peserta lelang tidaklah sia sia.

Dalam pendaftaran lelang, pimpinan perusahaan harus datang sendiri untuk mendaftarkan perusahaannya. Bila pimpinan perusahaan berhalangan, maka dapat diwakilkan pengurus perusahaan yang namanya tercantum di dalam akte pendirian perusahaan. Dan Pengurus perusahaan tersebut harus memiliki surat kuasa.

Pengambilan Dokumen Lelang

Sesaat setelah pimpinan atau perwakilan perusahaan peserta lelang mendaftarkan diri, maka peserta lelang diharuskan mengambil dokumen lelang yang disediakan panitia lelang. Dokumen lelang ini diperlukan sebagai dasar untuk pembuatan dokumen penawaran.

Dokumen lelang terdiri dari dari

1. Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)
2. Gambar Kerja
3. Formulir Isian Kualifikasi

Setelah mendapatkan dokumen tersebut maka peserta lelang akan mulai membuat RAB dan Dokumen penawaran. Penyusunan dokumen penawaran tersebut tetap harus memperhatikan perubahan perubahan persyaratan yang terdapat dalam aanvouling (Berita Acara penjelasan Lelang dan Adendum)

Penjelasan Lelang (Aanwijzing)

Setelah panitia menerbitkan pengumuman lelang, maka panitia lelang  akan mengadakan rapat penjelasan. Dalam rapat penjelasan ini panitia lelang dan peserta lelang akan membahas semua hal yang terkait dengan pelaksanaan pelelangan.

Panitia lelang juga akan memberikan kesempatan kepada peserta lelang untuk menanyakan atau mengusulkan beberapa hal terkait dengan penyampaian Dokumen lelang.

Peninjauan Lapangan

Setelah melakukan penjelasan lelang maka panitia dan peserta lelang akan melakukan peninjauan lapangan. Dalam peninjauan ini panitia dan peserta akan langsung terjun ke lokasi rencana proyek. Pada saat peninjauan ini lah calon peserta lelang akan dapat melihat langsung lokasi calon proyek.

Dalam penijauan ini, panitia langsung menjelaskan hal hal terkait tentang lokasi proyek kepada peserta lelang. Peninjaun ini juga sering disebut sebagai Annwijzing lapangan.

Penyampaian Berita Acara Penjelasan Lelang dan Adendum

Berita acara penjelasan lelang dapat diambil oleh calon peserta lelang. Berita acara tersebut memuat beberapa perubahan syarat syarat penyampaian dokumen penawaran. Sering terjadi perubahan perubahan gambar kerja. Oleh karena itu penjelasan lelang inilah yang menjadi dasar utama penyusunan dokumen penawaran selain RKS.

Semakin cepat calon peserta lelang mendapatkan berita acara penjelasan lelang, maka semakin baik pula persiapan calon peserta lelang menyiapkan dokumen penawaran lelang.

Penyampaian Dokumen Penawaran

Setelah tahap Aanwijzing Selesai, maka perusahaan peserta lelang akan berusaha keras menyiapka Penawaran RAB dan dokumen penawaran lelang. Penyusunan RAB dan Dokumen penawaran tersebut akan berlangsung dengan jam kerja yang padat. Staff perusahaan peserta biasanya pada proses ini akan dilemburkan.

Batas akhir  penyampaian dokumen ini adalah sesaat sebelum pembukaan dokumen penawaran. Tapi sebagian besar peserta lelang biasanya akan memberikan dokumen penawarannya kepada panitia sesaat sebelum pembukaan dokumen penawaran dimulai.

Pembukaan Dokumen Penawaran

Pada tahap ini semua peserta lelang memasukkan dokumen penawaran yang telah dibuat oleh peserta lelang. Pembukaan dokumen penawaran adalah  tahap penting dalam sebuah perjalanan proyek. Pada tahap ini berlaku ketentuan jika penyampaian dokumen penawaran setelah batas waktu penyampaian dokumen ditutup akan ditolak karena melewati batas waktu.

Dari tahap ini segera diketahui peserta lelang mana saja yang lolos seleksi administrasi umum beserta nilai penawarannya. Selanjutnya nilai penawaran peserta tersebut akan menentukan peringkat pembukaan penawaran yang dapat diketahui semua peserta lelang.

Evaluasi Penawaran

Dalam proses ini, dokumen penawaran semua peserta akan dievaluasi. Evaluasi pertama adalah koreksi aritmatik, saat koreksi aritmatik panitia lelang akan memeriksa setiap perhitungan yang ada dalam dokumen penawaran. Berdasar koreksi aritmatik akan diperoleh data angka penawaran yang akurat.

Setelah koreksi aritmatik, maka selanjutnya koreksi administratif, dimana panitia akan memeriksa kelengkapan dokumen dan keabsahannya. Setelah dinyatakan lolos evaluasi, administartif maka selanjutnya Evaluasi teknis, data teknis yang diperiksa biasanya metode pelaksanaan, daftar personil daftar peralatan jadwal waktu pelaksanaan kurva s dan berbagai hal teknis lainnya. Kemudian dilakukan evaluasi harga terhadap dokumen penawaran yang lolos evaluasi sebelumnya. item item pekerjaan akan diperiksa kewajaran harga dan daftar harga satuan yang terdapat didalamnya.

Usulan Calon Pemenang Lelang

Setelah evaluasi selesai maka didapatkan kesimpulan yang tercantum dalam Berita acara hasil pelelangan. didalam berita acara tersebut memuat hal yang berkaitan dengan pelaksanaan pelelangan, metode evaluasi, cara penilaian hingga urutan pemenang.

Penetapan Pemenang Lelang

Panitia akan mengadakan rapat untuk menentukan pemenang lelang. Panitia akan menetapkan calon pemenang yang dianggap paling layak.

Pengumuman Pemenang Lelang

Pengumuman hasil pemenang lelang akan menghasilkan pemenang pertama sampai pemenang ketiga. hal ini dilakukan jika terjadi pengunduran diri atau ketidaksanggupan pemenang pertama maka pemenang kedua yang akan ditunjuk. begitu juga jika pemenang kedua tidak sanggup atau mengundurkan diri maka pemenag ketiga yang akan ditunjuk. dan jika terjadi juga terhadap pemenang ketiga maka kemungkinan akan diadakan lelang ulang.

Masa Sanggah

Jika sudah diketahui pemenang lelang, maka peserta lelang yang lain akan diberi kesempatan untuk mengajukan keberatan terhadap penetapan lelang. Surat sanggah tersebut harus disampaikan kepada pejabat berwenang yang menetapkan pemenang lelang.


Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Jasa

Bila dalam masa sanggah tidak ada yang berkeberatan, maka panitia lelang akan segera menerbitkan surat penunjukan penyedia jasa bagi pemenang lelang. dalam surat penunjukan tersebut pemenang kan diberi waktu untuk mengurus segala hal menyangkut posisinya sebagai pemenang lelang. dan jika pemenang pertama lelang tidak dapat memenuhi persyaratan yang ditentukan maka pemenang lelang akan didiskualifikasi dan paket pekerjaan akan diberikan ke pemenang kedua.